AERIS is committed to providing its employees with the best work tools, always aiming to allow the greatest efficiency and professional development of its employees, this includes phones, computers, software, internet network, copiers, electronic mail systems, among others equipment and devices.
The use of Aeris assets should be limited exclusively to the professional activities of employees, for the benefit of Aeris and never aiming at the personal favor of those who use them and, therefore, they should be the object of permanent care and zeal, aiming to prevent them from suffering any damage, theft or loss.
Thus, the work tools and materials made available by Aeris must not be taken to the company's external environment, except if duly authorized, in accordance with the current Policies. Thus, in order to prevent inappropriate conduct, Aeris can carry out searches on its employees (with due respect for the intimacy, honor and image of employees) without prior notice, in order to prevent deviations in tools, equipment and or materials.
Under no circumstances will the employee be able to use Aeris assets to perform acts that constitute any kind of violation of this Code of Conduct and Aeris Policies.
Para nós é também dever de todos respeitar os direitos de proteção e sigilo das informações confidenciais de propriedade da Aeris. Dentre estas podemos considerar toda e qualquer informação confidencial a que o colaborador venha a ter acesso em virtude do trabalho que realizam ou do cargo que ocupam.
A importância do respeito ao sigilo das informações confidenciais consiste no fato de que estas podem conter dados que, se compartilhados com pessoas que não deveriam ter acesso aos mesmos, podem causar um grande prejuízo para a Aeris, para seus clientes e/ou parceiros de negócios, como exemplo, podemos mencionar:
- Informações sobre detalhes do nosso processo fabril, preço, vendas, lucros, mercados; Informações sobre estratégias de desenvolvimento;
- Ficha técnica dos equipamentos; e
- Dados e informações técnicas do Cliente.
É necessário que todas as informações confidenciais sejam assim expressamente classificadas, visando que elas sejam mantidas em segurança e com o seu acesso limitado apenas às pessoas que delas devam conhecer.
A fim de orientar a todos sobre se uma informação é sensível e, portanto, se deve ser classificada como confidencial, a Aeris possui a Política de Classificação de Dados Aeris, a qual deve ser lida para uma melhor compreensão e obediência à regra. De qualquer modo, sugerimos que, sempre que você tenha dúvida sobre se está ou não lidando com uma informação confidencial, consulte o Departamento Jurídico, e eles poderão te auxiliar.
Tudo que é produzido pela Aeris, faz parte de seu patrimônio: seus equipamentos, serviços, projetos, produtos, incluindo também suas informações. Assim, cabe a todos os colaboradores protegê-los e utilizálos de forma adequada, de forma que o uso destas informações seja feito com base em critérios de disponibilização e no tempo adequado.
As Políticas de Classificação de Dados e a de Privacidade da Aeris estabelecem as diretrizes necessárias quanto ao tratamento, utilização e divulgação das informações da Aeris. Cabe a todos os colaboradores conhecê-las e aplicá-las, pois todos são responsáveis pela integridade e confidencialidade destas informações.
Todos aqueles que tiverem acesso às informações da Aeris, sejam elas privilegiadas ou não, só poderão utilizá-las para benefício da própria Aeris, sendo proibida sua utilização para fins pessoais. Sua divulgação, para qualquer público, em situações como palestras, apresentações ou publicações só poderá ser feita após autorização formal do Departamento Jurídico da Aeris, ou ainda, por meio de compartilhamento de informações feitas pela própria Aeris na mídia e em Redes Sociais.
É dever de todo colaborador respeitar e proteger os direitos de propriedade intelectual da Aeris bem como de terceiros. Em hipótese alguma é permitido obter ou compartilhar dados sigilosos de terceiros, em especial clientes e parceiros de negócios.
Da mesma forma que devemos zelar pelas informações confidenciais da Aeris, é preciso entender e respeitar o fato de que as informações (sobre projetos, produtos e ou serviços) criadas por clientes e parceiros de negócios levaram tempo, investimento e dedicação para serem elaborados.
Quando algo criado por eles é disponibilizado para a Aeris, é justamente pela relação de confiança mútua que mantemos com esses agentes. Assim, não podemos fazer uso sem sua autorização, muito menos comercializá-la ou tê-la como participante de qualquer tipo de relação comercial, sem que esteja previamente e formalmente autorizado por eles e pelos gestores da Aeris. Respeito e Transparência são fundamentais em nossas relações comerciais com nossos clientes e parceiros de negócios.
Quando se tratar de trabalho realizado com envolvimento total ou Parcial da Aeris, ou em seu nome, independentemente da relação que lhe deu origem, que implique em criação intelectual, garantirá à Aeris participação na titularidade dos direitos de propriedade. Deste modo, é dever do colaborador comunicar à liderança imediata toda e qualquer produção intelectual, passível de registro e proteção. Por sua vez, a liderança deve comunicar ao gestor, que deve acionar o Jurídico, para que tome as providências necessárias.
Espera-se que o colaborador da Aeris sempre tome suas decisões priorizando os melhores interesses para a Aeris, neste sentido, há conflito de interesses quando os interesses pessoais dos colaboradores contrapõem-se aos interesses da Aeris.
Os colaboradores podem se envolver em conflitos de interesses em diversas situações, dentre elas:
- Relação comercial pessoal com qualquer concorrente, cliente ou fornecedor Aeris; Contratação de parentes como subordinado ou na mesma área de trabalho;
- Participação em atividades paralelas que comprometam o exercício das suas funções na Aeris;
- Emprego externo ou qualquer ocupação similar às atividades executadas na Aeris, que de qualquer modo afete seu desempenho ou que prejudique à Aeris; e
- Celebração de contrato com empresas pertencentes ou administradas por parentes ou cônjuges.
A Aeris proíbe a contratação de parentes até terceiro grau com relacionamento hierárquico ou na mesma área, por entender que é uma das formas de combater qualquer conflito de interesses relacionados a promoções de cargo ou de salário que não ocorram de forma justa, mas apenas pelo grau de parentesco.
É fundamental que sempre que houver dúvida se alguma situação representa ou não um conflito de interesses, o colaborador informe imediatamente o fato ao seu gestor direto, ao gestor da área de Gente e Gestão ou ao Departamento Jurídico, para que a situação seja devidamente avaliada e para que possa ser orientado sobre como proceder.
É através da conduta de nossos colaboradores e administradores que criamos a imagem e reputação da Aeris. Assim, a conduta de nosso time deve refletir nossa Cultura de Integridade, de modo que todos zelem pela imagem e reputação da empresa perante o mercado, através de nossas ações no dia-a-dia.
Ao presenciar uma ação indevida de algum colega de trabalho, é dever do funcionário orientar o colega das possíveis consequências de suas ações, de modo a evitá-las, protegendo assim a imagem e reputação da Aeris. Caso não se sinta confortável em dar a orientação, pode procurar seu gestor ou mesmo o Canal de Denúncias.
Define-se como lavagem de dinheiro o processo de ocultar e/ou disfarçar a origem ilegal de recursos que são relacionados a atividades criminosas (suborno, corrupção, tráfico, contrabando, etc.), associando- os à canais financeiros legítimos, na tentativa de legalizá-los, de deixálos ‘limpos’. Daí a origem do termo ‘lavagem de dinheiro’.
O terrorismo consiste na prática de criar terror social ou generalizado por meio de atentados contra a vida ou a integridade física de uma ou mais pessoas, ou de promover destruição em massa. Sua origem geralmente se dá por razões de xenofobia (preconceito contra estrangeiros), discriminação ou preconceito de raça, cor, etnia e religião, expondo a perigo pessoa, patrimônio, a paz pública ou a incolumidade pública.
É muito comum que os recursos oriundos da lavagem de dinheiro sejam utilizados para financiar o terrorismo. Neste sentido, a Aeris está empenhada em combater a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo, se comprometendo a cumprir toda a legislação relacionada ao combate destes crimes, sendo inaceitáveis quaisquer práticas de lavagem de dinheiro, ocultação de receita ou o uso de práticas contábeis diferentes do que rege a legislação e os princípios contábeis.
Neste sentido é dever do colaborador cumprir toda à legislação aplicável ao tema bem como toda e qualquer política da Aeris no sentido de atender às regras Contábeis, Financeiras e Fiscais exigíveis e manter a fidedignidade dos registros e relatos financeiros de todos os pagamentos feitos em nome da Aeris
Cabe ainda ao colaborador permanecer atento a qualquer atividade que indique possíveis atividades suspeitas que possam estar relacionadas a lavagem de dinheiro, como por exemplo:
- Fornecedores que relutem em receber pagamentos em seu próprio nome;
- Pagamentos atípicos à relação comercialmente estabelecida;
- Triangulações envolvendo mais de um fornecedor (ex: pagamento de um produto ou serviço a um fornecedor diferente do que prestou o serviço ou forneceu o produto).
- Transações financeiras excessivamente complexas ou infundadas;
- Pagamentos feitos em dinheiro em espécie; e
- Reembolsos feitos em valores a maior do que o comprovadamente aceito.
Para fins de interpretação deste Código, Fraude é qualquer ato ou omissão feita de forma intencional para enganar uma ou mais pessoas com o propósito de prejudicá-las, geralmente para se obter algum tipo de vantagem em benefício próprio, de forma injusta e desonesta, prejudicando uma pessoa, grupo de pessoas, ou mesmo uma empresa.
Um dos exemplos de fraudes mais comuns diz respeito a dar declaração falsa ou se omitir propositalmente, quanto à determinada situação, com o intuito de induzir alguém ao erro, de modo a vir se beneficiar deste erro.
A Aeris repudia todo e qualquer tipo de fraude, tanto de seus colaboradores (independentemente do nível hierárquico) como de seus parceiros e fornecedores.
Deste modo, todos os colaboradores e parceiros devem rejeitar e denunciar (através do Canal de Denúncias Aeris) situações de fraude que venham ocorrer ou que já estejam ocorrendo na empresa, qualquer que seja o tipo de fraude, mesmo que ela não envolva valores monetários.
Para a Aeris é intolerável qualquer tipo de persuasão que leve um colaborador ou parceiro a atuar de modo impróprio ou ilegal em nome da Companhia, sendo veementemente proibido o financiamento, custeio, ou patrocínio da prática de todo e qualquer tipo de ato ilícito.
A Aeris, desde o primeiro ano de sua fundação, vem sendo auditada pelas quatro maiores empresas de auditoria do mundo e por esta razão desde sempre fomentamos a obrigação de cumprimento dos princípios contábeis aplicáveis bem como com as Políticas da Aeris, de modo que nossos registros devem ser sempre íntegros, fieis, completos e oportunos.
Todo e qualquer tipo de comunicação destinada aos colaboradores e à imprensa deve ser estruturada com base nas diretrizes da área de Assessoria à Imprensa/Comunicação da Aeris, que é especialista neste tipo de conteúdo.
Por se tratar de informação sensível e que repercute diretamente na imagem da Aeris, as informações e declarações feitas à imprensa devem ser dadas exclusivamente pelos profissionais designados pela Aeris.
Qualquer colaborador (independentemente de cargo ou posição hierárquica) que for procurado para dar entrevistas, explicações ou declarações à imprensa em nome da Aeris, deve direcionar a solicitação para a área de Comunicação, tendo em mente que apenas esta área e os representantes legais da Aeris (tais como diretores, sócios e membros do Conselho de Administração), ou pessoas por eles designadas, poderão falar em nome da empresa. Sempre que isto ocorrer, a pessoa que deu a declaração deve formalizar (de modo imediato) seu conteúdo para a área de Comunicação.
Assim, é dever dos colaboradores acionar a área de Comunicação ao perceber a presença da imprensa, evitando assim qualquer tipo de divulgação indevida de informação, ou não alinhada de forma prévia com as pessoas designadas para tanto.
